8 приемов создания исключительной стратегии делового письма

Вы можете подумать, что писать – это легко, но одного хорошего письма недостаточно. Чтобы добиться успеха, нужно создать неповторимый стиль и фирменный голос. Если вы ищете остроумные идеи для блога или тактики, которые раньше не приходили вам в голову, ознакомьтесь с индивидуальным списком стратегий написания.

1. Выберите подходящий стиль письма, который станет основой вашей письменной стратегии.

Существует множество видов деловых текстов: электронные письма, пресс-релизы, информационные бюллетени, рекламные ролики, отчеты, описания продуктов, контент веб-сайтов и многое другое. Каждый из них использует разные типы письменных стратегий. Наиболее часто используемые стратегии письма:

• Убедительный;
• Описательный;
• Повествовательный;
• Разъяснительный.

1) Убеждающее письмо обычно используется в рекламе, различных маркетинговых материалах, газетных колонках и других творческих материалах. Основная цель такого письма – убедить аудиторию либо что-то сделать, либо просто поверить в предоставленную информацию.

В отличие от других типов письменных стратегий, убедительное письмо очень субъективно и во многом зависит от мнения автора. Эти тексты полны фактов, аргументов, суждений и мнений экспертов. Наиболее очевидной особенностью таких писем является использование сообщений с призывом к действию для читателей.

Пример: XXX йогуртов – не просто еда, а образ жизни. Попробуйте один раз и оставайтесь навсегда.

2) Описательная стратегия письма предполагает подробные описания и определенный уровень поэзии. Это письменная визуализация объекта с обширными особенностями. Описания обычно отвечают на вопросы: когда? Куда? Как? Кто? Это идеальный выбор для предприятий электронной коммерции, где вы регулярно составляете обзоры продуктов, брошюры и т.д.

Пример: куртка мягкая и приятная на ощупь, обеспечивает комфорт и уют.

3) Повествовательное письмо требует персонажей и сюжета при изображении некоторых событий. Ему не хватает информационной детализации описательных текстов, но оно может похвастаться более динамичным и захватывающим рассказом. Повествовательные деловые тексты незаменимы для создания биографий или историй успеха компаний.

Пример: в тот день компания восстала из пепла и стала промышленным гигантом на следующие 20 лет.

4) Разъяснительное письмо обеспечивает беспристрастный обзор предмета, перечисляя наиболее важные данные, но при этом оставляя личное мнение неопределенным. В отличие от описательного стиля, оно не перегружено деталями и, в отличие от убедительного письма, не предназначено для того, чтобы вызвать определенные действия или каким-либо другим образом повлиять на аудиторию. Вы можете эффективно использовать пояснительный текст в образовательном контенте, руководящих принципах и официальных деловых письмах.

Пример: автомобиль потребляет 10 литров бензина каждые 90 километров. Поскольку это гибрид, он также может работать от электричества без потребления бензина, пока позволяет заряд аккумулятора.

Приведенные выше примеры стратегий письма раскрывают принципиальную разницу в общем тоне вашего контента в зависимости от его назначения.

2. Определите вашу целевую группу

Когда вы пишете для всех, вы, вероятно, привлечете меньше подписчиков, чем когда обращаетесь к определенной группе людей. Это фундаментальная истина: нет ни одного человека или вещи, которые бы все любили.

Вы все разные, но можете быть сгруппированы по возрасту, полу, профессии, интересам и миллиону других особенностей. В этом отношении основная задача при создании стратегий для писателей – это выявление ваших будущих клиентов.

Подумайте о своих обычных покупателях. Откуда они? Каковы их вероятное образование, возраст и пол? Какие у них могут быть потребности? Каковы их предпочтения? Как вы можете им помочь? Они знают о вашей компании? Они уже пользуются подобной услугой или продуктом? Почему ваше предложение для них лучше?

Понимание ваших клиентов поможет вам улучшить свою писательскую стратегию, чтобы вы могли:
Сэкономьте время и силы, указав только релевантную информацию в своем контенте.
Улучшайте свой продукт и услугу в соответствии с требованиями вашей аудитории.

Например: если вы разрабатываете видеоигру-шутер, вы можете определить большинство ваших пользователей как мужчин от 13 до 55 лет, живущих как в городских, так и в сельских районах, немного ленивых, с хорошими знаниями в различных видах оружия.

3. Увлеките читателей уже в самом начале.

Когда дело доходит до интернет-серферов, они обычно достаточно хорошо знают, что ищут, и ваша задача в этом случае – убедить их, что ваш контент именно тот, который им нужен. Никто не прочитает всю статью, если не узнает, что информация, которую собираются получить, является прямым попаданием.

То же самое касается деловых писем, пресс-релизов, руководств и других маркетинговых материалов. Броское вступительное предложение и четкое введение, подчеркивающее структуру дальнейшего содержания, хорошо послужат вам для удержания ваших читателей.

Например: мы проанализировали 12 миллионов информационных писем. Вот что мы узнали.

Тема действительно заинтригует читателей, поэтому следующий логичный шаг – копнуть глубже и найти ответ.

Тот же принцип работает, когда вы размещаете информацию в последовательных коротких фрагментах: каждый предыдущий фрагмент вызывает интерес к чтению следующего предложения. Хотя чистая техника повествования подходит для ограниченных типов письменных стратегий, вы можете адаптировать ее суть практически к любому типу письменного контента.

4. Наймите профессионального писателя или редактора.

Само собой разумеется, что не все могут писать увлекательные тексты. Вам решать, нанимаете ли вы писателя, редактора или и того, и другого, но для создания выигрышной писательской стратегии необходим большой опыт.

Вы всегда можете отличить личную страницу в Instagram от профессионального блога в Instagram, даже не задумываясь об этом. Хорошо выраженная информация сразу же проникает в подсознание, в то время как неуклюжие записи обычно отвергаются.

5. Применяйте профессиональные правила письма.

Стратегии для писателей различаются в зависимости от типа текста и целевой аудитории, но есть универсальные правила, которые работают для любого контента. Даже любители письма могут значительно улучшить качество своих текстов, следуя этим советам профессионалов:

Будьте точны и лаконичны. Чем меньше слов вы используете, тем больше информации запомнит читатель.
Будьте искренними. Ваша аудитория легко распознает любой намек на искусственность.
Избавьтесь от ненужных словосочетаний и тавтологий (инновации всегда новы, подарок всегда бесплатный, а перспективы – всегда в будущем).
Избегайте клише и популярных модных словечек, которые снижают ценность вашего текста.
Избегайте жаргона, если вы не уверены, что все ваши читатели разбираются в данной теме.
Выберите активный голос вместо пассивного, чтобы усилить ваше сообщение.
Разбейте текст на логические части и сделайте так, чтобы информация передавалась от части к части. Используйте маркированные списки или визуальные эффекты, чтобы упростить информацию.
Делайте то, что вы делаете, и убедитесь, что ваша информация точна, достоверна и ценна.

6. Поощряйте воображаемое участие.

Как известно, участие помогает лучше усваивать информацию. Если вы пригласите своих читателей принять участие в вашей истории, они с большей вероятностью прочтут ее до конца и вернутся, чтобы узнать больше. Задавая вопросы, вы привлекаете внимание пользователей, даже если они не отвечают на них вслух. Вопросы также призывают вашу аудиторию сравнить свой воображаемый ответ с тем, который указан в тексте.

7. Разжигайте любопытство.

Люди – существа любознательные. На протяжении всей жизни вы всегда узнаете что-то новое. Неудивительно, что возможность получить дополнительные знания воспринимается с большим энтузиазмом, чем размышления только на ожидаемую тему.

Дополните свою тему интересными фактами, проверенной статистикой или захватывающими новостями, но не забудьте связать их со своей темой, чтобы усилить ее.

8. Всегда корректируйте.

Человеку свойственно ошибаться. Не считайте себя исключением. Скорее всего, ваш читатель поймет, если вы допустите ошибки при корректуре, но текст с ошибками не производит хорошего впечатления.

Вы также можете использовать многочисленные доступные инструменты для проверки вашей грамматики и уникальности текста, такие как Grammarly, но они не идеальны и, вероятно, пропустят некоторые нюансы или ошибки. Наем профессионального редактора – разумное решение, которое даст более надежный результат.

Если вы хотите писать самостоятельно, убедитесь, что вы прочитали текст вслух, прежде чем нажимать «Отправить», так как в конце вам может потребоваться изменить одну или две фразы. Как говорится, практика ведет к совершенству.

Вывод

Этот список стратегий написания может быть безграничным, поэтому выбирайте приемы, которые оптимальны для вашей бизнес-ниши, аудитории, опыта и доступны вам. Если вы сдерживаетесь и решаете иметь дело с профессионалами, вам лучше начать с обсуждения ваших целей и способов их достижения. Как только цели будут установлены и будут приняты разумные маркетинговые решения, ваши дальнейшие усилия будут безопасными и безопасными.